正确使用机关(单位)名称的全称与简称

机关(单位)名称有全称和简称两种表述方式。公文写作中经常会碰到机关(单位)名称的表述问题,涉及发文机关标志、发文字号、标题、正文、发文机关署名、印章等格式要素。关于具体表述时究竟用全称还是简称,《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号,以下简称“《条例》”)和《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012,以下简称“《格式》”)未作硬性规定,因此一般情况下二者都可以用,但有时需要根据具体情况作适当处理。

机关(单位)名称究竟用全称还是简称,应当根据实际情况酌定。一般来说,如果机关(单位)名称的字数较多,特别是一些大型的集团公司,其名称本身就比较长,比如“中国长江三峡工程开发总公司”,其下的二级、三级子公司名称往往长达一二十个字,为简洁起见,通常应当使用简称,以求得文面布局的醒目、匀称、美观、得体。

一般来说,在本系统或本机关(单位)内部运行的公文,机关(单位)名称可以使用简称,既不会令人费解,又能使行文简洁。但是,撰写政策性、规定性较强的公文以及会议性公文,比如公报、决议、纪要等,即使其在本系统或本机关(单位)内部运行,也应使用全称,以体现公文的庄重性和严肃性。同理,对外行文则应按规范要求使用全称。因此,在具体的行文实践中要根据不同情况灵活选用。

首先,一个机关(单位)的全称,要以批准该机关(单位)成立的文件所核定的名称为准。其次,一个机关(单位)的简称,一般由其上级机关(单位)来规定,不可随意简化。比如:“中国中央委员会”简称为“中共中央”,“中华人民共和国全国人民代表大会常务委员会”简称为“全国人大常委会”,“中国中央委员会”简称为“中纪委”,等等。从实践来看,省、市、县三级党委的简称都比较规范。比如:“中国河北省委员会”简称为“中共河北省委”,“中国唐山市委员会”简称为“中共唐山市委”,“中国乐亭县委员会”简称为“中共乐亭县委”,等等。但是,到了具体的委、办、局,其党委(党组)的简称常有不合规范的情况。比如“中国上海市国土资源局委员会”被简称为“中共上海市国土资源局委员会”,其中前半部分使用的是简称,后半部分使用的是全称,繁简夹杂,不合规范。还有像“中共××乡党委”之类的简称,其中的“中共”是“中国”的简称,后面再添加“党”字,叠床架屋,也不符合规范。

根据《条例》的规定,发文机关标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称”。通常,发文机关名称加“文件”形式的发文机关标志主要用于下行文,其中的发文机关名称既可以使用全称,也可以使用规范化简称,主要依据机关(单位)名称的繁简程度来确定;只标发文机关名称、不带“文件”二字的发文机关标志,其中的发文机关名称一般要用全称。

发文字号中的机关代字必须是发文机关的简称,
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标题和发文机关署名中的发文机关名称也要根据机关(单位)名称的繁简程度来拟制。尤其需要注意的是,如果机关(单位)的全称过长,在发文机关署名中一般应使用简称;如果使用简称以后仍然较长,可以考虑排成两行,并且要使之居于成文日期上一行居中的位置。

印章中的发文机关名称一般应使用机关(单位)的全称,以示公文的庄重性与严肃性。使用简称的情况也有,但并不多见,例如“中共中央”等。

一般来说,公文正文中第一次出现的机关(单位)名称应当使用其全称,并用括号注明简称,下文再出现相同名称时才开始使用简称。比如“根据中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局(以下简称‘国家质检总局’)和中国国家标准化管理委员会(以下简称‘国家标准委’)的有关规定”。

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